Vaši lidé už ChatGPT používají. Jen vám to neřekli

Obchodník má do hodiny odpovědět na nepříjemnou reklamaci. Vloží e‑mail zákazníka do ChatGPT na svém soukromém účtu, nechá si napsat odpověď, trochu ji učeše a odešle. Zákazník je spokojený, obchodník taky. Firma o ničem neví. A v konverzaci na cizím serveru teď leží jméno zákazníka, číslo zakázky a interní cena.

Tomuhle se říká stínová AI, anglicky shadow AI. Lidé používají AI nástroje, které firma neschválila, a často ani netuší, že by schválit měla. Není to sabotáž. Našli si nástroj, který jim šetří čas, a nikdo jim neřekl, jak s ním zacházet.

Proč to lidé dělají potají

Pro diplomovou práci jsem dělal rozhovory s jedenácti manažery o tom, jak umělá inteligence mění jejich práci. Většina ji brala pozitivně, hlavně jako úsporu času u rutiny: e‑maily, shrnutí, podklady na porady, první verze textů. Zároveň se v rozhovorech opakovaly stejné obavy. Že si AI vymýšlí, že výstupy musí někdo kontrolovat a že není jasné, co smí do nástroje odejít a co ne.

A tady je jádro problému. Když firma pravidla nemá, lidé si je udělají sami. Typicky z těchhle důvodů:

• Někdo AI jednou plošně zakázal, tak se o ní nemluví.
• Firma nemá firemní účet, takže lidé použijí ten soukromý, často zdarma.
• Lidé se bojí, že když přiznají, že jim text napsala AI, bude to vypadat, že nepracují.
• Schválení nového nástroje trvá týdny, kdežto ChatGPT je v prohlížeči hned.

Ani jedno z toho nevyřešíte tím, že AI zakážete podruhé.

Kde je skutečné riziko

Riziko není v tom, že někdo nechá AI přeformulovat text na web nebo vymyslet název akce. Skutečné problémy jsou dva.

Data, která odejdou ven

U bezplatných a soukromých účtů záleží na nastavení, jestli se konverzace můžou použít k tréninku modelu. Třeba v ChatGPT je to přepínač v nastavení, v části o datech, a většina lidí ho nikdy neviděla. Firemní tarify (ChatGPT Business nebo Enterprise, Claude Team, Gemini v rámci Google Workspace) data k tréninku ve výchozím stavu nepoužívají a firma nad nimi má správu účtů.

Výstupy, které nikdo nezkontroloval

AI umí napsat přesvědčivou odpověď s vymyšleným paragrafem, špatnou cenou nebo slibem, který firma nedodrží. Dokud to končí v koncept složce, nic se neděje. Problém je, když to bez kontroly odejde zákazníkovi. Pravidlo, že za výstup odpovídá člověk, který ho odeslal, zní banálně, ale v praxi je to nejdůležitější věta celé směrnice.

Co po vás chce AI Act

Od 2. února 2025 platí článek 4 evropského nařízení o umělé inteligenci, známého jako AI Act. Firmy, které AI systémy používají, mají přijmout opatření, aby jejich lidé měli dostatečnou úroveň AI gramotnosti. Nejde jen o firmy, které AI vyvíjejí. Týká se to i kanceláře, kde AI „jen“ pomáhá psát e‑maily.

Nařízení nepředepisuje konkrétní kurz ani certifikát. Bere v potaz, jaké mají lidé znalosti a zkušenosti a k čemu AI používají. Konkrétní pokutu přímo za porušení článku 4 nestanovuje, jenže až se něco pokazí, budete dokládat, co jste pro to udělali. Interní pravidla, školení a seznam lidí, kteří jím prošli, jsou nejjednodušší doklad.

Jak z toho ven bez zákazů

1. Zeptejte se, jak to je

Pošlete krátký anonymní dotazník: jaké AI nástroje lidé používají, na co a kolik jim to ušetří času. Anonymita je důležitá, jinak dostanete odpovědi, které chcete slyšet. Spíš než skandály čekejte docela rozumné použití, jen bez pravidel.

2. Vyberte jeden nebo dva nástroje a zaplaťte firemní účty

Nemusíte mít všechno. Firma na Google Workspace má blízko ke Gemini, jinde dává smysl ChatGPT nebo Claude. Hlavní je, aby lidé měli legální alternativu k soukromému účtu. Dokud ji nemají, žádná pravidla nedodrží.

3. Pravidla na jednu stránku

Směrnici na dvacet stran nikdo nečte. Stačí jedna stránka, kterou lidé opravdu pochopí:

1. Pro práci používáme jen firemní účty v [nástroj].
2. Osobní údaje, smlouvy, ceny a hesla do AI nevkládáme, pokud to nástroj výslovně nedovoluje.
3. Za každý výstup, který odejde ven, odpovídá ten, kdo ho odeslal.
4. Fakta, čísla a citace z AI vždy ověřujeme.
5. Když si nejste jistí, zeptejte se [jméno].

4. Naučte lidi AI používat na jejich vlastní práci

Obecná přednáška o tom, co je velký jazykový model, změní málo. Lidi přesvědčí, až uvidí svoji konkrétní úlohu udělanou za pětinu času, a hned u toho, kde AI chybuje. Proto dělám školení AI na úlohách, které si tým přinese, a ne na vymyšlených příkladech.

5. Sdílejte, co funguje

Společná složka s osvědčenými prompty (inspiraci najdete v 12 hotových zadáních pro AI) a krátké „ukaž, co sis udělal“ na poradě udělají víc než další e‑mail od vedení. Když víte, co lidé dělají s AI pořád dokola, máte navíc hotový seznam kandidátů na automatizaci. Jak takovou automatizaci postavit, popisuju v návodu na první workflow v n8n.

Co bych udělal jako první

Kdybych měl ve firmě na tohle téma jeden týden, poslal bych v pondělí dotazník, ve středu bych rozhodl o jednom firemním nástroji a v pátek rozeslal tu jednu stránku pravidel. Školení a sdílení přijde potom. Stínová AI nezmizí, ale přestane být stínová. A to je přesně ten stav, kdy z ní firma začne mít užitek místo rizika.