První automatizace v n8n za jedno odpoledne

První automatizace by neměla být chytrá. Měla by být užitečná a hotová za odpoledne. Proto začínám vždycky stejně: poptávka z formuláře se zapíše do tabulky a majiteli přijde e‑mail. Žádná poptávka nezapadne v cizí schránce a máte přehled, kolik jich chodí.

Celý postup je v n8n, což je nástroj, ve kterém dnes stavím většinu automatizací. Pro začátek má dvě výhody: k jednoduchým věcem nepotřebujete programovat, a když jednou budete potřebovat něco složitějšího, nástroj vám nebude stačit malý.

Co postavíme

01FormulářOn form submission

02Google tabulkaAppend Row

03E‑mailGmail, Send

Zákazník vyplní formulář. n8n jeho údaje zapíše jako nový řádek do Google tabulky a vám pošle e‑mail s jménem a zprávou. Tabulka pak funguje jako jednoduché CRM: přidáte si sloupec Stav a vidíte, komu jste už volali.

Cloud, nebo vlastní server

n8n běží buď v cloudu výrobce, nebo na vlastním serveru. Cloud se platí podle počtu spuštění workflow a dá se vyzkoušet zdarma. Komunitní verze na vlastním serveru je zdarma bez omezení počtu běhů, ale server, aktualizace a zálohy jsou vaše starost.

Na první automatizaci doporučuju cloud. Vlastní server řešte, až budete vědět, že automatizace opravdu používáte a kolik jich poběží.

Krok 1: Formulář

Založte nové workflow a jako první uzel přidejte On form submission (n8n Form Trigger). n8n vám k němu vygeneruje hotový formulář s vlastní adresou, nemusíte nic programovat.

• Do pole Form Title napište třeba „Poptávka“.
• Přidejte pole Jméno (Text), E‑mail (Email), Telefon (Text) a Zpráva (Textarea).
• Jméno, e‑mail a zprávu označte jako povinné.

Když už formulář na webu máte, použijte místo toho uzel Webhook. Většina formulářových řešení umí po odeslání poslat data na zadanou adresu a zbytek postupu je stejný.

Krok 2: Zápis do Google tabulky

Založte si Google tabulku a do prvního řádku napište záhlaví: Datum, Jméno, E‑mail, Telefon, Zpráva, Stav. Pak v n8n přidejte uzel Google Sheets s operací Append Row a přihlaste se Google účtem.

Vyberte tabulku a list a zvolte ruční mapování sloupců (Map Each Column Manually). Hodnoty do sloupců nejjednodušeji dostanete přetažením polí z levého panelu, kde vidíte data z testovacího odeslání formuláře. Do sloupce Datum vložte výraz:

{{ $now.toFormat('d. M. yyyy HH:mm') }}

Aby čas seděl, nastavte ve Settings workflow časové pásmo Europe/Prague.

Krok 3: Upozornění e‑mailem

Přidejte uzel Gmail s akcí Send a message. Do příjemce dejte svůj e‑mail, do předmětu třeba:

Nová poptávka: {{ $('On form submission').item.json['Jméno'] }}

Všimněte si, že na jméno neodkazuju přes $json, ale přes název prvního uzlu. Každý uzel totiž dostává výstup toho předchozího, a to je tady odpověď Google tabulky, ne formulář. Na původní data z dřívějších kroků se odkazuje právě takhle, přes $('Název uzlu').

Do těla e‑mailu dejte jméno, e‑mail, telefon a zprávu. Místo Gmailu můžete stejně dobře poslat zprávu do Slacku, Teams nebo na Telegram.

Krok 4: Test a spuštění

1. Klikněte na spuštění testu a vyplňte formulář na testovací adrese.
2. Zkontrolujte, že v tabulce přibyl řádek a přišel e‑mail.
3. Workflow zapněte. V novějších verzích n8n se to dělá tlačítkem Publish, ve starších přepínačem Active.
4. Na web dejte produkční adresu formuláře a pošlete si ještě jednu ostrou poptávku.

Hotovo. Od teď se každá poptávka zapíše a vy o ní víte do minuty.

Chyby, na které narazíte dřív nebo později

• Podmínka IF má jen dvě větve. Když chcete poptávky třídit do víc skupin, použijte uzel Switch.
• Paměť mezi běhy se při testu neukládá. Statická data workflow se zapisují jen při produkčním běhu, takže při ručním testu se třeba počítadlo neposune. Není to chyba vašeho workflow.
• O pádu se nedozvíte. Založte si zvláštní workflow s uzlem Error Trigger, které vám pošle e‑mail, a v nastavení hlavního workflow ho vyberte jako Error Workflow. Bez toho zjistíte, že něco nefunguje, až se ozve naštvaný zákazník.
• Ladění výrazů. Když nevíte, jak data vypadají, vypište si je výrazem {{ JSON.stringify($json) }}. Ušetří to spoustu hádání.

Kam dál

Když tohle běží, nabízí se další kroky. AI uzel může poptávku přečíst a označit, jestli je urgentní. Zákazník může dostat automatické potvrzení s odhadem, kdy se ozvete. A místo tabulky můžou poptávky padat rovnou do CRM. Podobně funguje i hlídání Google recenzí, o kterém píšu v článku o odpovědích na recenze.

Pokud se do toho nechcete pouštět sami, podívejte se, jaké automatizace pro firmy stavím.